Succesvolle projecten…

Regelmatig hoor je in het nieuws over falende ICT-projecten. Vooral de overheid kan er wat van, maar ook banken, verzekeringsmaatschappijen, zorg en industrie hebben er mee te maken. Naar schatting gaat met twee derde van alle projecten iets mis, zoals deadlines of de resultaten die niet worden gehaald, of nog erger: het project wordt stopgezet. Ik vroeg me af hoe vaak dat gebeurt bij continu verbeterprojecten?

Resultaten beklijven niet
Als consultant doe je er, denk ik, alles aan om te voorkomen dat je verbeterprojecten niet volledig worden afgerond. Je zorgt ervoor dat het probleem goed wordt geanalyseerd, dat de oplossingen worden ingevoerd en dat wordt geëvalueerd hoe succesvol dat was. Tenslotte probeer je te zorgen dat de resultaten worden gestandaardiseerd en geborgd, hoewel dat laatste natuurlijk ook voor een groot deel afhankelijk is van hoe de organisatie waar je je opdracht doet, daarmee omgaat. Het niet volledig afmaken van een verbeterproject ben ik daarom niet vaak tegen gekomen, maar helaas zie ik wel vaak dat het resultaat niet beklijft.

Minder animo
Zo begeleidde ik een verbeterteam in de levensmiddelenindustrie dat de output van de menginstallatie met vijftien procent moest verbeteren. Het was een heel gedreven team dat het probleem met open blik tegemoet trad en in staat bleek om, via aangepaste werkwijzen en dus met minimale investeringen, te komen tot de gevraagde outputverhoging. Hoewel de werkwijzen betekenden dat het proces strakker moest worden georganiseerd en er dus enige weerstand te verwachten was, verliep de implementatie voorspoedig. Daardoor was niet alleen op papier, maar ook in de realiteit sprake van de gevraagde outputstijging. Ongeveer twee jaar later werkte ik als interimmanager bij hetzelfde bedrijf en was de mengafdeling een van mijn verantwoordelijkheden. Zodoende kwam ik erachter dat de werkwijzen niet meer werden gehanteerd. De gevraagde capaciteit was lager en er was duidelijk minder animo om de strakkere organisatie vast te houden…

Hoe vaak worden projecten afgerond?
Hoewel ik als consultant niet vaak tegenkwam dat een verbeterproject niet werd afgerond, vroeg ik me af in welke mate dat wel gebeurt. Toen ik een paar jaar geleden begon als lector bij Avans Hogeschool, was dat een van de vragen waarop ik antwoord wilde krijgen. Daarnaast wilde ik graag weten waardoor dat wordt veroorzaakt. In meerdere bijeenkomsten vroeg ik bijvoorbeeld aan de deelnemers, veelal direct betrokken bij het continu verbeteren in hun organisatie: “Bij hoeveel procent van de verbeterprojecten in uw organisatie wordt de volledige verbetercirkel goed doorlopen (dus bijvoorbeeld. D, M, A, I en C (Define, Measure, Analyze, Improve en Control))?”. De deelnemers konden dan hun schatting aangeven in een aantal klassen, zoals minder dan een derde, ongeveer de helft, enzovoort. Uit deze schattingen kwam naar voren dat grofweg maar één op de drie verbeterprojecten volledig wordt afgerond. Maar in één op de drie projecten vindt dus, naast analyse van het probleem, ook implementatie en borging plaats!

Waarom worden oplossingen niet geïmplementeerd?
Voor het symposium Continu Verbeteren, dat afgelopen januari weer samen met de minor Continu Verbeteren werd georganiseerd, onderzochten we wat de redenen zijn waarom oplossingen van verbeterprojecten niet worden geïmplementeerd. Hoewel onze steekproef niet groot genoeg was om echt betrouwbare antwoorden te geven, springen twee redenen eruit. Ten eerste lijkt de oplossing vaak te maken te hebben met een gedragsverandering, die de invoering te moeilijk maakt. Ten tweede wordt aangegeven dat vaak sprake is van te weinig draagvlak voor het implementeren van de oplossing. Dit punt lijkt aan te sluiten bij twee andere redenen die vaak werden genoemd, namelijk dat de implementatie niet plaatsvindt omdat enkele personen in de organisatie er tegen zijn en dat de oplossing wel goed wordt gevonden, maar geen prioriteit krijgt. Interessant is dus om te achterhalen hoe je succesvol draagvlak creëert. In de Linkedin-groep Nederland Verbetert is hierover inmiddels een discussie gestart.

Ton van Kollenburg
Lector Improving Business

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>